Hauptversammlungen organisieren

JUNIOR Unternehmen, die an den Programmen advanced oder expert teilnehmen, müssen im Rahmen ihrer Schülerfirmentätigkeit eine Abschlusshauptversammlungen organisieren und durchführen.

Auf den Hauptversammlung bietet ihr euren Kapitalgebern die Gelegenheit, einen Einblick in eure Arbeit als Unternehmen zu bekommen. Ihr zeigt, was eure Pläne sind und was ihr schon alles geleistet habt. 

Zu einer Abschlusshauptversammlung werden alle Personen eingeladen, die einen Anteil an dem Unternehmen erworben haben bzw. das Unternehmen unterstützt haben. Auf der Versammlung selbst werden wichtige Entscheidungen gefällt und der Vorstand berichtet über die Pläne und den bisherigen Geschäftsverlauf.

Die Hauptversammlung ist viel mehr als eine Pflichtübung. Ganz im Gegenteil: Sie ist eine Chance für eure Öffentlichkeitsarbeit. Bemüht euch darum, wichtige Persönlichkeiten eures Umfeldes als Kapitalgeber zu gewinnen und überzeugt sie, an der Hauptversammlung teilzunehmen. Ladet am besten auch die Presse zu eurer Premierenveranstaltung ein und präsentiert euer JUNIOR Unternehmen von der besten Seite. So wird eure Geschäftsidee schnell bekannt und die Nachfrage nach euren Produkten oder eurer Dienstleistung steigt. Ihr sichert euch damit die Gunst und Unterstützung zahlreicher Personen in eurem Umfeld. 

Die Organisation der Hauptversammlung ist Aufgabe der Abteilung Personal/Organisation. Dazu gehören: 

• Aufgabenverteilung 
• Festlegung von Ort und Zeitpunkt 
• Einladung der Kapitalgeber 
• Ablauf- und Themenplanung 
• Protokoll und Teilnehmerliste 

Eine professionell organisierte Hauptversammlung ist eine gute Visitenkarte eures Unternehmens. Federführend bei der Vorbereitung ist die Abteilung Personal/Organisation. Versucht, die im Vorfeld zu erledigenden Aufgaben klar zu definieren, zeitlich zu sortieren und konkret verantwortlichen Personen zuzuordnen. Die Hauptversammlung ist keine „One-Man-Show“ und erfordert die Mitarbeit aller Abteilungen. 

Für die perfekte Zeit gibt es kein Rezept. Veranstaltet ihr die Hauptversammlung an einem Wochentag, dann ist eine Anfangszeit am späten Nachmittag zwischen 17:00 und 18:00 Uhr nicht verkehrt. Wenn ihr in den Monaten kurz vor eurem Unternehmensabschluss sowieso eine Schulveranstaltung (z. B. Tag der offenen Tür) habt, könnt ihr eure Hauptversammlung gut damit verknüpfen. 

Sucht euch für die Versammlung einen ruhigen Ort, mit ausreichend Bestuhlungsmöglichkeiten und genug Platz für eure Unternehmenspräsentation. Die meisten JUNIOR Unternehmen veranstalten ihre Hauptversammlung in einem Klassenraum oder in der Aula der Schule. 

Die schriftlichen Einladungen verschickt ihr spätestens zwei Wochen vor eurem Termin per E-Mail oder per Post. Natürlich könnt ihr den Kapitalgebern die Einladung auch persönlich überreichen. Wichtig ist nur, dass ihr niemanden vergesst. 

Musterschreiben für die Einladung zur ersten Hauptversammlung 

Sehr geehrte Frau Mustermann, 

wir freuen uns, dass Sie einen Anteilsschein/eine Förderurkunde des JUNIOR Unternehmens „Die Büchsenschleifer“ erworben haben und danken Ihnen für Ihr Vertrauen. 

Gern möchten wir Ihnen u. a. unser Geschäftskonzept vorstellen und laden Sie als Kapitalgeber zu der ersten Hauptversammlung ein. Stattfinden wird die Versammlung am [Datum einfügen] an der Max-Mustermann-Schule im Raum 12 in der Zeit von 17:00 Uhr bis voraussichtlich 18:30 Uhr. 

Tagesordnung

TOP 1: Begrüßung 

TOP 2: Vorstellung des JUNIOR Unternehmens „Die Büchsenschleifer“ 

TOP 3: Präsentation des Geschäftskonzepts 

TOP 4: Reflektion der Pläne für das Projektjahr 

Bitte teilen Sie uns bis zum [Datum einfügen] per E-Mail mit, ob Sie teilnehmen können. 

Wir freuen uns auf Sie! 

Freundliche Grüße 

Das Team von „Die Büchsenschleifer“ 

Für den Ablauf der Hauptversammlung gilt: Je besser ihr euch vorbereitet habt, desto einfacher wird sich der Ablauf am Versammlungstag selbst gestalten. 

Eine Hauptversammlung wird in der Regel durch den Vorstand eröffnet, der die Gäste begrüßt und als Moderator durch die Veranstaltung führt. Zu Beginn solltet ihr die Tagesordnung vorstellen, damit eure Gäste wissen, was sie erwartet. Beachtet bei den Vorträgen folgende Grundregeln: 

• Weniger ist mehr: Vermeidet überladene PowerPoint-Präsentationen, deren Folien im Sekundentakt weitergeklickt werden. Versucht, euren Vortrag auf wenige Kernaussagen zu reduzieren, die dafür umso anschaulicher dargestellt werden.
• Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte: Verzichtet auf ausschweifende Texte. Arbeitet mit Fotos und Grafiken, die euer Team, eure Arbeit und euer Produkt gut darstellen.
• Bleibt authentisch. Auch wenn schauspielerisches Talent bei Vorträgen nicht von Nachteil ist, solltet ihr keine Rolle spielen. Überzeugend wirken Menschen, die auch aufgetretene Probleme ansprechen. 

Vor und nach der Hauptversammlung solltet ihr den Gästen eine kleine Auswahl an Getränken anbieten. Vielleicht hat ja auch jemand aus eurem Team Lust, einen Kuchen zu backen. Das kommt immer gut an! 

Auf der Hauptversammlung werden wichtige Fragen der Kapitalgeber gestellt oder Beschlüsse gefasst. 

Gliederung des Ergebnisprotokolls:

• Datum, Ort und Raum der Zusammenkunft 
• Leitung der Veranstaltung 
• Beginn und Ende 
• Teilnehmer (Verweis auf Anwesenheitsliste im Anhang) 
• Ergebnisse (geordnet nach den Tagesordnungspunkten) 

Am Ende gilt auch hier: Mit einem guten Protokoll kann euer JUNIOR Unternehmen kontrollieren, ob während des Geschäftsjahres an alles gedacht wurde: Wer? Was? Wann? Wo? 

Das Protokoll der Hauptversammlung lädt die Verwaltungsabteilung gemeinsam mit den Protokollen der monatlichen Buchführung im JUNIOR Portal hoch. Zusätzlich archiviert euer Schulpate das Protokoll für 10 Jahre.